O volume de documentos guardados por pessoas e instituições pode ser até três vezes superior ao que realmente é necessário. Além disso, o custo para um documento recuperar um documento extraviado, segunda via e/ou informações contidas no material pode chegar R$ 1 mil por documento. Essas informações estavam entre as inúmeras apresentadas nesta segunda-feira, dia 20, durante o curso “Gestão Documental e Documento Público”, realizado pelas Escolas dos Legislativos da Câmara de Vereadores de Joinville (CVJ) e da Assembléia Legislativa do Estado de Santa Catarina (Alesc).
A professora Vera Lúcia Farias, servidora da ALESC, pós-graduada em Políticas Públicas, MBA em Ciência Política explicou como gerenciar melhor importantes papéis. A professora reforçou que mesmo com a digitalização, é importante reconhecer a importância de certos documentos públicos. “Pense em continuidade, que aquilo é para sempre e para a eternidade”, avalia Vera.
Em relação ao processo de microfilmagem é necessário que a instituição tenha uma série de cuidados na hora de contatar o serviço ou gerenciá-lo. “Só documentos originais devem ser microfilmados, por isso, a empresa contratada tem que ser idônea”.
A professora também alertou que as instituições devem estar atentas na hora de comprar software que irá arquivar documentos digitalmente. Segundo ela, há programas que não atendem a demanda, são fechados e não permitem a inclusão de novos dados. “Para evitar esses problemas, hoje a Alesc conta com programadores que desenvolvem todos os programas usados na casa”, explicou Vera.
O curso capacitou profissionais com conhecimentos em Gestão Documental e Documento Público, forneceu embasamento teórico e prático sobre: conservação, restauração e acondicionamento de acervos. Além disso, os participantes conheceram e discutiram a Lei 8.159 e a Política Nacional de Arquivos – normas, procedimentos e metodologias para guarda e conservação de documentos. O curso que teve carga horária com duração de 7 (sete) horas atraiu o interesse de dezenas de funcionários públicos e da iniciativa privada.
