A gestão documental do município de Joinville pode passar por grandes mudanças em breve. Uma minuta de edital está sendo elaborada para a contratação de uma empresa focada na área com o fim de, entre outras coisas, estabelecer um manual de o que fazer com os documentos que já cumpriram seu papel na administração pública. Concluída a elaboração, o próximo passo deve ser a análise dessa minuta pela Procuradoria-geral do Município.
A informação veio do diretor-executivo da Secretaria de Planejamento da Prefeitura, Elvis Laureano Ricardo, em reunião da Comissão de Cidadania nesta quarta-feira (1º). Como observado por Elvis, atualmente não há uma metodologia definida na Prefeitura de como proceder quanto ao eventual descarte.
Muitos desses documentos possuem prazos definidos em lei para serem guardados, o que faz com que os servidores, em geral, não tenham segurança quanto ao procedimento a ser adotado com uma documentação mais antiga. Se há documentos cuja guarda dura cinco anos, há outros que podem chegar a dez ou vinte anos ou serem até de guarda permanente.
Em Joinville, conforme a legislação municipal, a gestão documental é função do Arquivo Histórico de Joinville (AHJ). O coordenador da instituição, o historiador Dilney Cunha, trouxe números do levantamento mais recente sobre o montante de documentos do município, feito em 2013, que localizou mais de 116 mil caixas de documentos, das quais pelo menos 74 mil poderiam ser remetidas ao AHJ em razão de seu possível valor histórico.
Segundo Elvis, 30% do almoxarifado geral da Prefeitura está ocupado por caixas como essas. O diretor-geral da SAP explicou que os objetivos com a empresa a ser contratada são a criação de critérios para a classificação da documentação, a elaboração de um manual de procedimentos para a destinação desses arquivos e o treinamento dos servidores encarregados de cuidar desses papéis.
Como parte do armazenamento desses documentos pode também vir a ser feito externamente, o município poderia economizar tempo e recursos, argumenta Elvis, que hoje precisa gastar para a localização de um documento específico. Conforme o diretor-geral da SAP, hoje pelo menos três pessoas são mobilizadas dentro dos órgãos públicos para a obtenção de um arquivo necessário para atender a solicitação de um municípe.
Dilney destacou que todos os documentos públicos de Joinville devem ser avaliados por comissões setoriais de avaliação de documentos, instituídas dentro de cada organismo da Prefeitura, de forma a avaliar a pertinência de cada documento e seu destino. O decreto que regulamenta essas comissões é de 2014, mas ainda não foi implementado em razão da ausência de critérios para o eventual descarte ou para a definição de um documento como histórico.
O cuidado nos descartes é necessário porque, conforme Dilney, o município pode perder documentos úteis para trabalhos de resgate histórico. O historiador explicou que o AHJ pôde recuperar a tempo, antes de se perder, projetos de requalificação da rua das Palmeiras elaborados na década de 1970 por Juarez Machado.
Sobre o trabalho do AHJ, Dilney destacou que “não é um mero depósito de papel velho”, mas “um arquivo vivo”, cujos documentos têm impacto na atualidade. Entre os exemplos, Dilney realçou a elaboração de projetos de restauro a partir de desenhos arquitetônicos de uma edificação pública, de fim coletivo, ou o início de processos de dupla cidadania, em casos individuais. O secretário de Cultura e Turismo, Guilherme Gassenferth, aproveitou para convidar os vereadores a visitarem o Arquivo para “conhecer a riqueza da instituição”.
Procon
Inicialmente, o debate na comissão estava focado nos processos de trabalho do Procon em Joinville, tema que foi proposto pelos vereadores Neto Petters (Novo) e Maurício Peixer (PL). Os arquivos da instituição estão num local inadequado e a centralização da documentação vislumbrada pela Secretaria de Administração e Planejamento contemplaria as necessidades do Procon, conforme a gerente do órgão, Cristiane Regina Casas.
O Procon está com um acúmulo de mais de 3 mil processos para serem analisados. Respondendo a uma dúvida do vereador Pastor Ascendino Batista (PSD), Cristiane explicou que, para cuidar de todos esses processos, a unidade da Prefeitura conta com cinco agentes administrativos, quatro fiscais e oito estagiários de Direito, sendo que em breve outros sete devem integrar a equipe para a realização de atendimentos.
O atendimento realizado é presencial, tendo de ser agendado por telefone ou whatsapp. Apenas em agosto, o Procon realizou 993 atendimentos presenciais, embora tenha atendido quase 4 mil pessoas, se incluídos os diferentes tipos de atendimentos por telefone.
Para atendimento, o interessado pode buscar os números de telefone 151, (47) 3481-5100 e (47) 3481-5240, e o número de whatsApp (47) 98815-3195. Se preferir, pode usar o e-mail procon@joinville.sc.gov.br
Estiveram presentes os vereadores Pastor Ascendino Batista (PSD), Neto Petters (Novo), Maurício Peixer (PL), Ana Lucia Martins (PT), Brandel Junior (Podemos) e Luiz Carlos Sales (PTB).
